Za posledné desaťročie sa dominancia otvorených priestorov v moderných kanceláriách zvýraznila a vytlačila iné typy organizácie vesmíru. Zatiaľ čo otvorený priestor zlepšuje interakcie zamestnancov a znižuje náklady na nehnuteľnosti, tiež mu sťažuje sústredenie a sústredenie sa na prácu, čo negatívne ovplyvňuje produktivitu a môže v konečnom dôsledku prevážiť nad výhodami.
Prakticky každá kancelária by samozrejme mala mať otvorené komunikačné oblasti, ktoré zvyšujú frekvenciu a efektívnosť interakcií zamestnancov a zvyšujú pravdepodobnosť inovácie. Takéto oblasti však vytvárajú vizuálne a hlukové interferencie v otvorených priestoroch, ktoré narúšajú koncentráciu, a práca vyžadujúca koncentráciu je rovnako dôležitá ako tímová práca. Preto stojí za to zistiť, čo presne ovplyvňuje koncentráciu, ako sa môžete vyhnúť jej strate a tiež ako kompetentne kombinovať otvorené oblasti s oblasťami pre sústredenú prácu.
Každý vie o probléme hluku a straty koncentrácie na otvorenom priestranstve, ale, bohužiaľ, málokto sa touto otázkou vážne zaoberá. Možno preto, že zvuk nie je vidieť, podceňujeme jeho význam. Napríklad, ak v kancelárii došlo k úniku, aj keď nie veľmi závažnému, zodpovedný pracovník by ho okamžite začal opravovať. „Úniky zvuku“môžu byť rovnako škodlivé pre kancelársku prácu, ale na rozdiel od mokrého koberca tento problém z nejakého dôvodu ľahko ignorujeme.
Podľa výskumného centra Haworth v priemere zamestnanci prichádzajú o 28% svojho pracovného času kvôli rušeniu v kancelárii. Vo výsledku musia začať svoj pracovný deň skôr alebo zostať neskoro, aby splnili všetky úlohy, ktoré si vyžadujú ticho a sústredenie. Tento problém nie je ani zďaleka nový. Pracovníci v kancelárii často potrebujú útočisko a sústredenie, a bohužiaľ sa tento faktor v otvorených pracovných priestoroch zohľadňuje najmenej. Podľa štatistík zo štúdie sa viac ako polovica všetkých zamestnancov domnieva, že je ťažké sústrediť sa vo svojej kancelárii, a preto strácajú veľa času.
Okrem vizuálneho neporiadku a hlukového znečistenia, ktorým musia zamestnanci čeliť v kanceláriách s otvoreným priestorom, sú bombardovaní rozptýlením, ako sú e-maily, bzučiace smartphony a kontextové správy. Nadbytok informácií z nepretržitej mobilnej a internetovej komunikácie ich „paralyzuje“a zostáva im menej času sústrediť sa na svoju prácu a neštandardné riešenie problémov. Ľudský mozog funguje rovnako ako pred tisíc rokmi, ale teraz máme všetky tieto technológie a naša biológia nedrží krok s ich vývojom. Preťaženie informáciami sa rýchlo stalo hlavným negatívnym trendom na trhu s ľudským kapitálom.
Strata koncentrácie
Pri práci na jednej úlohe sa človek môže sústrediť tak, že bude vnímať iba informácie, ktoré považuje za dôležité, ignoruje všetko ostatné. To je úžasná schopnosť ľudského mozgu. Ak však dôjde k niekoľkým rozptýleniam, pozornosť sa často presunie z danej úlohy na menej dôležitú.
Je dôležité si uvedomiť, že rozptýlenie je možné rozdeliť na dva typy: vnútorné a vonkajšie. A podľa štúdie trvá v priemere 23 minút, kým sa zamestnanci znova zamerajú a vrátia sa do práce prerušení vonkajšími rušivými vplyvmi. Je zaujímavé, že sa pri tom sústredia na minimálne dve ďalšie úlohy, kým sa vrátia k úlohe, ktorú robili predtým.
Vnútornými faktormi sú spravidla osobné myšlienky alebo skúsenosti, ktoré priamo nesúvisia s prácou, napríklad to, čo si dáte na obed alebo čo zostane na večer. Návrat do práce, odvrátený vnútornými faktormi, ako sa ukázalo, je o niečo ťažší a trvá asi 30 - 35 minút. Trávime teda dosť veľa kognitívneho úsilia riadením vlastných rušivých myšlienok. Preto je také dôležité minimalizovať vplyv vonkajších faktorov - koniec koncov, čím viac úsilia je potrebné vynaložiť na zvládnutie vonkajších faktorov, tým častejšie bude človek rozptýlený a bude stratený čas.
Čím viac multitaskingu, tým nižšia účinnosť
Ľudský mozog nie je schopný spracovávať informácie rovnakým spôsobom ako počítač, ktorý dokáže vykonávať niekoľko procesov súčasne. Ľudia majú tendenciu byť viac v slede akcií. Keď sa pokúšame splniť dve alebo viac úloh, často máme pocit, akoby sme to robili naraz. V skutočnosti prepínaním medzi úlohami strácame veľa času a čím dlhšie sú splnené, tým viac strácame koncentráciu a robíme viac chýb. Mnohí dokonca označujú multitasking ako inú formu rozptýlenia, pretože viaceré úlohy majú tendenciu odvádzať pozornosť medzi nimi.
Napríklad máme za úlohu naplniť niekoľko pohárov z jednej fľaše vody. Nemôžeme ich naplniť súčasne, takže ich buď naplníme úplne po jednom, alebo kúsok po kúsku a znova a znova sa budeme vracať k prázdnym pohárom. V prvom prípade to samozrejme zvládneme rýchlejšie a efektívnejšie, zatiaľ čo v druhom prípade to bude trvať dlhšie, kým môžeme okolo pohárov naliať viac vody. A čím viac pohárov, tým dlhšie bude tento proces trvať, a tým viac vody vylejeme.
Technológia môže byť pri multitaskingu obzvlášť náročná, pretože pri všetkých rozptýleniach sme v stave pripraviť sa na to, aby sme boli rozptýlení, a väčšina ľudí multitasking jednoducho nezvláda. Preto zameraním na jednu činnosť pracujeme produktívnejšie. Najmä v stave „flow“.
Choďte do streamu
Flow je pojem v psychológii, ktorý vyvinul maďarský psychológ Mihai Csikszentmihalyi v 70. rokoch. Tento termín označuje psychický stav, v ktorom je človek plne zapojený do určitej činnosti, motivovaný, plný energie a často stráca pojem o čase. Takto pracuje nielen produktívnejšie, ale aj kreatívnejšie.
Vonkajšie rušivé prvky môžu rušiť zaostrenie, ale majú malý alebo žiadny vplyv na osoby v stave „prúdenia“. Napríklad hudba v kancelárii môže byť jedným vnímaná ako rozptýlenie pozornosti a druhou takmer bez povšimnutia, hoci obe sú zamerané na rovnakú úlohu. To môže znamenať, že druhý už vstúpil do stavu „toku“, zatiaľ čo druhý sa o to iba pokúša, ale zasahujú doň vonkajšie faktory.
Na druhej strane vonkajšie podnety nemusia pôsobiť rušivo, ale naopak môžu byť užitočné na vykonanie práce. Niekedy je potrebné pochopiť a vyhodnotiť vonkajšiu situáciu a prostredie. Toto situačné vedomie môže byť užitočné pri určitých činnostiach. Napríklad pri jazde je človek sústredený, zatiaľ čo potrebuje vyhodnotiť rôzne situačné faktory: cestu, semafory, ostatných účastníkov cestnej premávky.
Produktívna kancelárska práca vyžaduje situačné povedomie aj vstup do „plynulého“stavu. Bohužiaľ nie je možné byť súčasne v obidvoch štátoch, preto musia zamestnanci, berúc do úvahy súčasné úlohy, okolnosti a vnútorné a vonkajšie faktory, medzi nimi prepínať. A kancelárske priestory by mali podporovať prácu v každom z týchto štátov.
Koncentrácia dizajnu pracovného priestoru
Rozptýlenie nezmizne, ale kancelárske priestory by mali skôr zamerať prácu ako vytvárať nové bariéry dosiahnutia „plynulého“stavu.
Pracovné potreby zamestnancov sa menia po celý deň v závislosti od úlohy. Napríklad najskôr musíte triediť poštu, uskutočniť niekoľko hovorov, pripraviť sa na schôdzku, prediskutovať úlohy s kolegami a potom pripraviť komerčnú ponuku. Iba s integrovaným prístupom k dizajnu môžete vytvoriť priestor vhodný pre všetky uvedené činnosti.
Tento holistický prístup k organizácii kancelárskych priestorov obsahuje päť princípov: rozmanitosť, výber, kontrola, uznávanie a doplňovanie.
Rôznorodosť. Nevyberajte si medzi otvoreným a súkromným priestorom, musíte zamestnancom poskytnúť oboje a tiež im dať príležitosť zvoliť si vhodný priestor pre každú úlohu. Práce, ktoré si vyžadujú koncentráciu, je možné vykonávať v ktorejkoľvek oblasti: niekomu je na otvorenom priestranstve pohodlnejšie za zvuku bzučania v kancelárii, zatiaľ čo niekto potrebuje úplné ticho na odľahlom mieste. Hlavná vec je, že oba typy priestorov sú prezentované v kancelárii.
Voľba. Dôverujte svojim zamestnancom, aby si vybrali, kde, ako a kedy budú vykonávať svoju prácu. A sami budú schopní nájsť podmienky, v ktorých budú najproduktívnejší.
Kontrola. Dajte zamestnancom kontrolu nad svojím pracoviskom. Ak za nich rozhodnete všetko, potom je vysoká pravdepodobnosť, že dôjde k zámene s ich preferenciami. Napríklad rozhodnutím spoločnosti vylúčiť interferenciu medzi zamestnancami a izolovať ich od spoločných priestorov môžu spoločnosti výrazne zhoršiť interakciu kolegov. Namiesto toho dajte zamestnancom možnosť regulovať súkromie ich pracoviska, frekvenciu interakcie s kolegami, ako aj sadu príslušenstva, hladinu svetla, teplotu atď. Samotné uvedomenie si, že môžu ovládať svoj pracovný priestor, môže vyvážiť niektoré negatívne účinky rušivých vplyvov.
Uznanie. Príchod z bodu A do bodu B, potom do bodu C by mal byť jednoduchý. Jasné a jednoduché usporiadanie umožňuje ľuďom rýchlo sa pohybovať v priestore a vyhnúť sa nepríjemným situáciám a zbytočnému plytvaniu časom. Skutočne zrozumiteľné usporiadanie umožňuje zamestnancovi mentálne si predstaviť mapu kancelárie, nájsť v nej kolegov a intuitívne pochopiť účel každej zóny. Keď jasne vymedzíte funkčné oblasti, nepreťažujete kognitívne procesy zamestnancov zbytočnými myšlienkami a sú okamžite pripravení upriamiť svoju energiu na dokončenie úloh namiesto toho, aby sa snažili navigovať v priestore.
Doplnenie síl. Poskytnite zamestnancom čas a priestor na prestávky. Keď sa dlhodobo sústredíme na prácu, spotrebuje sa veľa energie a telo sa rýchlejšie unaví. Náš mozog robí skutočne úžasné veci tým, že nám umožňuje dlho sa na niečo sústrediť bez toho, aby sme venovali pozornosť rozptýleniu. Preto je „dobíjanie“po takejto činnosti jednoducho nevyhnutné. Jednou z možností, ako si načerpať energiu, je vychutnať si výhľad z okna pri krátkej pauze od práce a každá spoločnosť by mala poskytnúť túto príležitosť. Môžete si tiež urobiť krátke prestávky po celý deň, aby ste sa občerstvili alebo sa porozprávali s kolegami v neformálnych oblastiach. Jedna alebo dve dlhšie prestávky, ako napríklad návšteva telocvične alebo prechádzka mimo kanceláriu, môžu poskytnúť potrebnú energiu na dlhšie pracovné sedenie. Je dôležité poskytnúť zamestnancom tieto možnosti, aby mali vždy energiu pracovať sústredene.
Problém koncentrácie v ruských kanceláriách
Denis Chernichkin, riaditeľ spoločnosti Haworth Business Interiors, uviedol svoje pripomienky k tejto štúdii a dal ich do súvislosti s ruskou realitou.
„Problém s koncentráciou v otvorených priestoroch v Rusku nie je o nič menej naliehavý ako na Západe. Dokonca by som povedal, že otázka je ešte akútnejšia. Faktom je, že napríklad americké spoločnosti sa z väčšej časti celkom opatrne sťahujú do otvoreného vesmíru a využívajú ho iba pre konkrétne divízie alebo zóny. V ruských kanceláriách sa tento prechod stal ostrejším a jasnejším, bez zohľadnenia špecifík činností zamestnancov a ich pracovných štýlov. Navyše často v mnohých radoch monotónnych „lavičiek“neexistujú prakticky nijaké vymedzenia ani akustické bariéry. Prečo hluk a iné rušivé vplyvy dosahujú kritickú úroveň. Potvrdzuje to náš výskum Ideation v ruských kanceláriách, v dôsledku ktorého neustále dostávame potvrdenie, že takmer v každej spoločnosti je hlavnou sťažnosťou zamestnancov nedostatok súkromia a neschopnosť sústrediť sa.
Aby sa zamestnanci mohli sústrediť na svoje úlohy, pracovný priestor by mal obsahovať jasne definované oblasti pre tímovú, individuálnu a zameranú prácu. Tieto zóny by nemali súťažiť, ale mali by sa navzájom dopĺňať. Väčšia rozmanitosť a dostupnosť tohto alebo toho priestoru umožňuje zamestnancom využívať najvhodnejšie prostredie pre aktuálnu úlohu a umožňuje im nerozptyľovať susedov, rovnako ako zmierňuje nudnú monotónnosť opakujúcich sa radov otvoreného priestoru, čím zvyšuje akustickú pohodu.
A samozrejme, je nesmierne dôležité vyškoliť zamestnancov v správnom využívaní priestoru. Do procesu zmeny je potrebné zapojiť ľudí od samého začiatku, pretože je oveľa jednoduchšie implementovať nápady prijaté pri komunikácii s kolegami a nenútiť ostatných. Spoločnosti musia posilniť nové správanie prostredníctvom dobre formulovanej stratégie zmien, komunikácie a školení. V takom prípade sa nestretnú s odporom zamestnancov a účinnosť inovácií bude čo najvyššia. ““Založené na výskume Haworth
