V poslednej dobe si koncepty agilnej práce a práce založenej na činnostiach získavajú čoraz väčšiu obľubu a mnoho spoločností už uvažuje o možnosti ich implementácie vo svojej kancelárii, ale majú určité ťažkosti. Vedenie často nie je schopné vykonať takéto zmeny v obave, aby čelilo nespokojnosti zamestnancov a zníženiu ich produktivity.
Denis Chernichkin, riaditeľ spoločnosti Haworth Business Interiors, nám povedal, prečo môže zmena koncepcie kancelárskeho interiéru nepriaznivo ovplyvniť prácu spoločnosti a čo je potrebné vziať do úvahy, aby bol priestor usporiadaný čo najefektívnejšie.
Aké sú hlavné ťažkosti pri implementácii projektov, ako sú agilné práce a práce založené na činnostiach?
- Kancelárie implementované podľa týchto koncepcií v prvom rade predpokladajú prítomnosť mnohých rôznych funkčných oblastí, ktoré si zamestnanec môže zvoliť podľa vlastného uváženia, v závislosti od konkrétnej úlohy a typu činnosti. Táto rozmanitosť poskytuje pri plánovaní kancelárie takú slobodu konania, že ľudia, ktorí za to zodpovedajú, niekedy netušia, kde začať, na čo sa zamerať alebo vôbec nerozhodujú o významných zmenách, a ak tak urobia, nedokážu jasne formulovať úlohu a vysvetliť architektom, aký výsledok je potrebné dosiahnuť. Formulácie sú zvyčajne príliš abstraktné, založené skôr na pocitoch a trendoch, ako na konkrétnych faktoch a štatistikách. Tieto želania nie sú ani zďaleka zmysluplné, štruktúrované a vysoko kvalitné technické zadanie, ktoré odráža požiadavky na efektívny priestor dnes a pre konkrétnu spoločnosť na vzdialenosť troch až piatich rokov. Výsledok sa môže ukázať ako neprimeraný očakávaniam zákazníka.
Spoločnosti často nechápu, čo presne chcú získať, začnú kopírovať nápady existujúcich kancelárií bez toho, aby sa prispôsobili svojim vlastným potrebám, a implementujú ich v úplne inom priestore, v iných podmienkach, v iných tímoch, ktoré zásadne nie sú pripravené prijať také koncepcie. Vo výsledku to vedie k výraznému zníženiu produktivity.
Napriek tomu, že tieto ťažkosti sú inherentnejšie prechodu na koncepty agilnej a činnosti založenej na činnostiach, môžu vzniknúť pri vytváraní ľubovoľného priestoru. Je samozrejme jednoduchšie vytvoriť štandardnú kanceláriu „open space“, kde sa často používajú riešenia rovnakého typu, ale aj v takýchto prípadoch vznikajú ťažkosti s formulovaním požiadaviek na efektívny priestor.
Ako definujete efektívny kancelársky priestor?
- Toto je priestor, ktorý spája ľudí a kde sú najproduktívnejší a najefektívnejší. Toto je prostredie, v ktorom môžu pracovné tímy alebo jednotliví špecialisti maximalizovať svoj potenciál, keď im okolitý priestor neprekáža, ale pomáha. A keďže každý tím a každý špecialista má individuálne vlastnosti, efektívny priestor je pre každú jednotlivú organizáciu jedinečný. Neexistuje jediný scenár alebo správna odpoveď, pretože veľa závisí od cieľov spoločnosti. Pre niekoho je v tejto chvíli dôležité znížiť náklady, znížiť štvorcové metre na osobu, pre iného - pre vytvorenie nového produktu alebo pre niekoho uvedenie novej technológie na trh - pre zvýšenie spokojnosti zákazníkov a kvality služieb. Niekedy sú tieto úlohy v rozpore. Každá spoločnosť si preto musí určiť, aké sú jej ciele, kritériá úspechu a spôsob, ako ich dosiahnuť, a ako môže priestor pomôcť pri plnení týchto úloh.
Navrhoval by som začať identifikáciou jedného veľmi dôležitého parametra - organizačnej kultúry. Je to ona, ktorá odlišuje spoločnosti od seba. Toto je mimoriadne dôležitá vlastnosť, ktorá sa na našom trhu často podceňuje, hoci jej význam je vo svete uznávaný už dávno. Poznanie a pochopenie kultúry vašej spoločnosti umožňuje ľahšie určiť, aký priestor potrebuje.
Ako môže súvisieť kultúra s vesmírom?
- Kultúra ovplyvňuje doslova všetky aspekty činností organizácie vrátane riadenia, obchodných procesov, vytvorených produktov, priťahovania a udržania zamestnancov, systému rozhodovania, reputácie a oveľa viac. Buduje pocit bezpečia, oddanosti spoločnosti a ovplyvňuje spokojnosť a produktivitu zamestnancov. Preto sa často považuje za plnohodnotné a veľmi dôležité aktívum organizácie.
Kultúra sa v spoločnosti zvyčajne spája s formálnymi vecami, ako sú firemné hodnoty, pracovné normy, kódexy správania - takzvané viditeľné faktory. Existujú ale aj neviditeľné faktory, ktoré určujú nevyslovené pravidlá a návyky ľudí. V tejto oblasti zohráva dôležitú úlohu aj pracovný priestor vrátane architektúry, interiérov a riešení nábytku. To znamená, že pracovný priestor je dôležitou súčasťou organizačnej kultúry a musí jej zodpovedať. Je to ako kúsok puzzle prevzatý z inej sady - nielenže sa nezmestí do susedných prvkov, ale úplne zničí celý obrázok. Rovnako je to aj s priestorom. V mnohých ohľadoch formuje spôsob práce zamestnanca, takže ak sa priestor nezmestí do súčasnej kultúry, ľudia budú pracovať proti hodnotám spoločnosti.
Ukázalo sa, že ak presuniete zamestnanca z jednej kancelárie do druhej, ktorý sa nápadne líši od predchádzajúcej, bude pracovať inak?
- Určite. Samozrejme, táto zmena nebude vždy taká okázalá, ale ide o to, že typ priestoru, funkcie v ňom dostupné a organizačná kultúra všeobecne určujú, ako človek pristupuje k úlohám, komunikuje s kolegami a robí rozhodnutia. Napokon, aj keď na to zvyčajne nemyslíme, vplyv kultúry na naše správanie je skutočne veľký. Stojí za to zmeniť miesto a už teraz sa vedome vedieme inak.
Páči sa mi výrok Winstona Churchilla: „Najskôr definujeme tvar našich budov a potom naše budovy určia tvar nášho správania.“A skutočne je. Vezmime si napríklad na porovnanie správanie ľudí mimo kancelárie - v drahej reštaurácii a v bežnej krčme. V prvom prípade sa snažíme ladiť s úrovňou - formálny štýl obliekania, pokojný tón, často rozhovor na intelektuálne témy. Ale predstavte si, že sme v krčme - naše správanie bude slobodnejšie a neformálnejšie. To isté sa deje aj v kanceláriách - priestor priamo ovplyvňuje správanie a štýl práce zamestnancov.
Čo ak sa zamestnancom nepáči priestor, v ktorom pracujú? Ako ich to ovplyvní?
- Toto je mimoriadne dôležitá otázka. Nespokojnosť zamestnancov s kancelárskymi priestormi, kde napríklad nie je možné nájsť pohodlný funkčný priestor vhodný pre konkrétnu úlohu, alebo existuje veľa nepríjemných rušivých prvkov, vytvára výrazný negatívny efekt. Ale, bohužiaľ, zamestnanci nemôžu sami zmeniť existujúci priestor. Táto právomoc spadá na plecia odborníkov zodpovedných za vytvorenie kancelárskeho interiéru, ktorí musia pri vytváraní čo najpríjemnejšieho prostredia brať do úvahy kultúrne charakteristiky organizácie. Navyše kvôli rôznym typom činností oddelení v rámci jednej organizácie existujú takzvané subkultúry, ktoré sa musia brať do úvahy aj pri navrhovaní.
Všetci vieme, že architektúra rôznych krajín a miest sa navzájom líši, odráža kultúrne charakteristiky a vytvára jedinečnú atmosféru. V kancelárii je všetko rovnaké - dizajn a architektúra kancelárskych priestorov by mala odrážať individualitu organizácie a jej členenie.
Ako môžete definovať svoju organizačnú kultúru a pochopiť, ktorý priestor sa k nej najlepšie hodí?
- Je to vlastne celkom jednoduché. Existuje klasifikácia založená na 25 rokoch výskumu profesormi z Michiganskej univerzity Cameronom a Quinnom s názvom „Konkurenčné hodnoty“. Vedci identifikovali štyri dominantné hodnoty vo firmách: Spolupráca, Rivalita, Tvorba a Kontrola. Každá hodnota je spojená so sadou charakteristík pracovného priestoru, ktorá maximalizuje jeho podporu. Mimochodom, tento model bol mnohými odborníkmi uznaný ako veľmi efektívny a podľa hodnotenia Financial Times sa dostal do top 50 najlepších obchodných nástrojov v histórii.
Poďme sa napríklad pozrieť na spoločnosti, kde dominuje hodnota Control. Pre tieto organizácie je kľúčové robiť prácu „správne“. Vyznačujú sa jasnou organizačnou štruktúrou, hierarchiou, prísnou kontrolou, dostatkom protokolov a postupov a formálnou interakciou so zamestnancami. Najčastejšie ide o veľké byrokratické spoločnosti a vládne agentúry, ako aj finančné a právne oddelenia. Priestor v tomto prípade by sa mal vyznačovať usporiadaným, zrozumiteľným usporiadaním pracovísk, udržiavať hierarchiu a stav, byť vybavený vysokými priečkami a osobitne určenými priestormi na interakciu, skôr samostatnými zasadacími miestnosťami. Pracoviská sú zvyčajne izolované, tuho rozdelené na oddelenia v tesnej blízkosti šéfa, v interiéri sa často používajú konzervatívne farby.
Pre porovnanie si vezmeme opačnú hodnotu „Stvorenie“. Spoločnosti, ktorým dominuje táto hodnota, sa vyznačujú túžbou najskôr vyrobiť produkt alebo službu, zameriavajú sa na inovácie, okamžité myslenie, túžbu stať sa lídrom prostredníctvom nového vývoja a rýchlejšieho uvedenia na trh jedinečná ponuka. Tento typ je často spájaný s IT spoločnosťami, ako aj s agentúrami kreatívneho marketingu, ale v skutočnosti má túto hodnotu takmer každá spoločnosť, ktorá vytvára svoj vlastný produkt, najmä ak je vo svojom odbore na poprednom mieste. Pre takéto spoločnosti je nesmierne dôležitá možnosť kedykoľvek viesť skupinové diskusie, brainstormingy, stretnutia, neformálne sa podeliť o svoje nápady s kolegami. Preto tento typ organizácie vyžaduje veľa rôznych miest pre individuálnu zameranú prácu, ako aj pre kolektívnu interakciu a spontánne stretnutia, veľké plochy na vizuálne zobrazenie informácií, priestrannejšie priestory s dobrou perspektívou, pretože podporuje predstavivosť, zložitejšie a organické usporiadanie, nejednotnosť v dizajne a opakovaní, inšpiratívne interiérové riešenia, menej obmedzení a viac slobody a veľa rôznych oblastí tvorivosti s dobrou akustikou, pretože tvorivý proces je veľmi ľahko zničiteľný.
Najdôležitejšie je však pamätať na to, že každá spoločnosť vždy spája všetky štyri hodnoty. Spravidla dominujú dva z nich, organizačná kultúra každej spoločnosti je každopádne jedinečnou kombináciou všetkých týchto hodnôt, ktoré sú prítomné v určitých pomeroch. Preto nebudete môcť nájsť spoločnosti s rovnakou kultúrou. Ak poznáte svoju vlastnú organizačnú kultúru, pochopíte rovnováhu kľúčových hodnôt, môžete získať jasnú predstavu o tom, aký priestor je potrebný pre každé konkrétne oddelenie a spoločnosť ako celok.
Ako presne môžete identifikovať kultúru v spoločnosti?
- Pre jasnú diagnostiku organizačnej kultúry spoločnosti a jej divízií je potrebný komplexný vedecký prístup. My v HAWORTH máme vlastnú patentovanú metodológiu CultureLENS ™ na vykonávanie tohto druhu výskumu. Vďaka počítačovej technológii sa môžu všetci zamestnanci zúčastniť tejto štúdie a na diaľku odpovedať na otázky s cieľom analyzovať súčasnú organizačnú kultúru. Vrcholoví manažéri odpovedajú na ďalšie otázky, ktoré im pomôžu určiť preferovanú organizačnú kultúru, ktorú by vo svojej spoločnosti radi videli za 2-3 roky. Všetky odpovede sú spracované počítačom, čo umožňuje expertom a stratégom v oblasti kancelárskych priestorov vypracovať pre klienta individuálne závery a odporúčania. Napríklad porovnanie súčasnej a preferovanej kultúry vám môže pomôcť pochopiť, ktorým smerom sa posunúť a aké zmeny je potrebné vykonať v kancelárskych priestoroch, aby sa dosiahli požadované výsledky bez toho, aby to spôsobilo odmietnutie a odpor zamestnancov.
Rozumiem správne, že výsledky štúdia organizačnej kultúry tvoria základ zadávacích podmienok pre dizajn kancelárie? Potrebujú zákazníci poskytnúť niečo iné?
- Áno, výsledkom štúdie je podrobná správa, ktorá je dizajnovým briefom, podrobným zadaním pre vytvorenie budúcej kancelárie s príkladmi priestorových riešení, ktoré podporia preferovanú organizačnú kultúru skúmaného podniku. Ale hovoril som iba o jednom nástroji, aj keď základnom. Okrem organizačnej kultúry je dôležité porozumieť aj ďalším individuálnym charakteristikám organizácie - existujúcim pracovným štýlom, typom interakcie medzi oddeleniami a zamestnancami, štatistikám o využívaní pracovísk a spoločných miest, osobnej spokojnosti s aktuálnym pracovným priestorom atď. Existuje ďalší výskum, ktorý spoločnostiam pomôže identifikovať všetky tieto vlastnosti.
Na záver by som chcel ešte raz zdôrazniť, že každá spoločnosť musí pri navrhovaní novej kancelárie alebo pri rekonštrukcii v existujúcej kancelárii starostlivo analyzovať seba a svoje potreby. Je možné, že táto organizácia nemusí prechádzať na agilnú prácu alebo prácu založenú na činnostiach. Nikto nemá za úlohu sledovať módu alebo byť trendy. Našou zodpovednosťou je vytvoriť správny priestor, ktorý zvýši produktivitu, spokojnosť a angažovanosť zamestnancov. Ľudia sú koniec koncov hlavným prínosom každej spoločnosti.
